実行プロセス群とは？｜PMBOK®

実行プロセス群とは「プロジェクト目標を達成するうえで、プロジェクトマネジメント計画書において規定された作業を完了するために実行されるプロセス」です。簡単に言うと、計画プロセス群で作成したプロジェクトマネジメント計画書に従い、アクションを実行することです。
PMBOK®に提示されるプロジェクトマネジメントは、計画プロセスと監視・コントロールを主体となっています。そのため、実行プロセス群で取り扱っているのは、主として資源やコミュニケーションなど、人のマネジメントに関するプロセスになっています。実行を監視・コントロールし、計画の見直しなどを行うことがプロジェクトマネージャーに求められる重要な役目です。

実行プロセス群は、下記の10のプロセスが含まれます。

代表的なプロセスに関してご紹介します。プロジェクト作業の指揮・マネジメント・プロセスでは、プロジェクトマネジメント計画書で定義された作業をリードし、遂行し、実行します。そのための作業は大きく3つにわかれます。

プロジェクト作業の指揮・マネジメントは、プロジェクトマネジメント計画書に基づいて作業を実行します。作業を進める中で、プロジェクトマネジメント計画書通りには進まない事があると思います。しかし、このフェーズでは変更は行わずに、変更要求を行うことだけにとどめます。なぜなら、自由に変更を行ってしまうとマネジメントができなくなってしまうからです。変更要求とは、変更を行っていいのかの承認を得るための作業です。 変更要求は大きく3つに定義されます。

実行プロセスでは、人員を増加するためチームマネジメントが重要になります。特に重要なのが、チームメンバーのスキル向上、チームメンバーの信頼感・結束感の向上です。そのためにプロジェクトマネージャーに求められるスキルは、人間関係スキルとテクニカルスキルです。

人間関係のスキルとは、ソフトスキルとも呼ばれ、メンバーの感情や行動の予測、メンバーのフォローなど人間的な問題を扱うためのスキルです。例えば、下記のようなものがあります。

• メンバー間での情報交換などの効果的なコミュニケーション
• ビジョン・戦略を提示することによるリーダーシップ
• メンバーを激励してより高い成果を実現させるための動機づけ
• 異なる意見からの合意形成をはかるための交渉力／コンフリクト・マネジメント力

テクニカルスキルとは、チームを育成するためのスキルです。例えば、下記のようなものがあります。

• チームのスキル強化を目的としたトレーニング
• チームのモチベーションアップに繋がる表彰・報奨
• プロジェクトルームなど物理的な環境を整えるコロケーション

ステークホルダー・エンゲージメントのマネジメント・プロセスでは、「ステークホルダーのニーズや期待を満足させるために、プロジェクト・ライフサイクルを通して、コミュニケーションし、ともに働き、課題の発生に対処し、プロジェクトの活動についてステークホルダーの適切な関与を強化」します。ステークホルダー・エンゲージメントのマネジメントは大きく4つの内容が含まれます。

• ステークホルダーをプロジェクトの適切な段階で関与させること
• ステークホルダーの期待をマネジメントすること
• ステークホルダーによって提起されそうな将来の問題点を予測し対処すること
• 特定された課題を明確にして解決すること

ステークホルダーは、プロジェクトの成果に大きく影響を持ちます。例えば、高い影響力をもつステークホルダーから良い評価を得ることでプロジェクトの環境がよくなったり、低い影響力のステークホルダーでも関係がこじれたりすることで重大な障害となる場合もあります。そのため、ステークホルダーをしっかり計画時点で分析しておくことが重要です。
また、ステークホルダーマネジメントは、会議などの正式ルートだけでは難しい場合があります。。そのため、臨時のミーティング、Ｅメールのやり取り、非公式な会話など非公式のアプローチも含めて手段を使い分けて、コミュニケーションを取ることがプロジェクトマネージャーは求められます。

いかがでしたでしょうか。PMBOK®では、計画プロセス、監視／コントロールプロセスを重視していますが、プロジェクトの成果を上げるためには実行プロセスをしっかり行うことが重要です。そのためにはメンバーやステークホルダーマネジメントするためのスキルが求められます。BizLearnのeラーニング「実践的プロジェクトマネジメント再入門」では、プロジェクトマネジメント基本を再度理解することができます。ぜひ受講を検討してみてください。