PMBOK®プロセスの最初のステップ　立ち上げプロセスとは？

PMBOK®（ピンボック）はプロジェクトのプロセス群を大きく5つに分けております。また各プロセス群をどのように進めるのか、何を基準に、どのようなツールや技法を用いて、何を成果物とするのかということまで設定されています。

本稿では、立ち上げプロセスに関してご紹介したいと思います。立ち上げプロセスとは、「プロジェクトまたはプロジェクトの新しいフェーズを開始する認可を得ることで、新規プロジェクトや既存プロジェクトの新しいフェーズを明確に定めるために実行されるプロセス」です。
立ち上げプロセスをしっかり行わなければ、プロジェクトが結局立ち上がらず、いつの間にかプロジェクトが立ち消えになってしまうこともあります。そのため、プロジェクトを公式に認可され、メンバーや進め方を確認する事が重要になります。

プロジェクトの初期は、正式のプロジェクトマネージャーはまだ任命されていません。しかし、プロジェクトが立ち上がる前に、プロジェクトの企画や様々な検討、資金調達など相応の労力、エネルギーを掛ける必要があります。このときにプロジェクト開始を働きかける役割をプロジェクトイニシエーターと呼びます。実際、企画時点でチームの結成がされるなどプロジェクトの開始時期はあいまいな面があります。しかし、PMBOK®は、プロジェクトの開始が決まったあとを対象としており、プロジェクトの開始が決まった時点からが立ち上げプロセスとなります。

プロジェクト立ち上げプロセス群は、大きく２つのプロセスで構成されています。

• プロジェクト憲章の作成
• ステークホルダーの特定

ここからはそれぞれのプロセスに関してご説明します。

プロジェクト検証の作成プロセスとは、「プロジェクトの存在を公式に認可し、プロジェクト活動に組織の資源を適用する権限をプロジェクト・マネジャープロジェクトマネージャーに与えるための文書を作成する」プロセスです。つまり、プロジェクトの開始を文章で正式に認可をもらうこと、そしてプロジェクトマネージャーに権限を与えることを文書で明らかにすることです。

プロジェクト憲章とは、「プロジェクトを公式に認可する文書」です。プロジェクト憲章に明記する内容は、プロジェクトにより異なりますが、代表的な内容は下記になります。

• プロジェクトの目的（なぜこのプロジェクトを実施するのか、発足するのか？）
• プロジェクトのゴール（プロジェクトの成功を測定するための測定可能な目標）
• プロジェクトの前提条件・制約条件（プロジェクトを進める上での制約や前提）
• マイルストーン・スケジュール（いつまでに、どのように進めるのか）
• 予算（どの程度費用をかけられるのか）
• リスク（立ち上げ時点で想定できるリスクとはどのようなものがあるのか？）
• PM（責任者となるプロジェクトマネージャーは誰か、責任範囲はどの程度か？）

などを明記します。これを会社などに認可してもらうことで、はじめて公式にプロジェクトが開始するとともに、プロジェクトマネージャーとして正式に任命されることになります。

プロジェクト憲章を作成する際に上記ご紹介したように、目的や予算、リスクなどを明記します。しかし、よくあるミスとしては、目的や予算を完璧なものを明記しようとすることです。しかし、完璧を求めた結果、プロジェクト憲章を作成するのに時間がかかってしまいいつまでもプロジェクトが開始できないという時期になるかもしれません。PMBOK®は随時状況を監視しながら、計画を変更していく考え方を含んでいますです。そのため、最初から完璧なものを作成しようとするのではなく、現状把握可能なことから作成するようにしましょう。

ステークホルダーとは、プロジェクトの意思決定、アクティビティ、成果に影響したり、影響されたり、あるいは自ら影響されると感じる顧客、グループ、または組織のことです。ステークホルダーにより、プロジェクトの成果や作業に影響を及ぼす可能性があります。そのため、プロジェクトが開始する前に、ステークホルダーを特定しておくことにより、事前に準備がを重ねられます。

ステークホルダーを特定するために有効な技法が、ステークホルダー分析です。ステークホルダー分析では、権限の強さと関心度の高さ、権限の強さと関与の強さなど２つの軸を用いることで、ステークホルダーをグループ分けすることが出来ます。これによりグループごとにどのように対応すればいいのか、優先して対応しなければいけないグループはどれなのかなどを把握することが出来ます。また、各グループを更に分析することでよりグループの特徴が明確になります。分析視点としては、関心度の高さ・キーパーソンの特定・動機の特定・絶対に受け入れられない事項の整理などがあります。

いかがでしたでしょうか。プロジェクトの立ち上げプロセス群は、プロジェクトマネジメントにおいて、あまり重要視されないことも多いです。しかし、プロジェクトを無事に成功に導くためには、立ち上げフェーズを行うことでプロジェクトを進めていく上で起きうるトラブルに対処できるため、しっかり行うようにしましょう。BizLearnでは、eラーニング「実践的プロジェクトマネジメント再入門」にてプロジェクトマネジメントの基本を学べます。プロジェクトマネージャーになりたての方はもちろん、学び直したいベテランの方も是非ご受講ください！