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2020.06.10
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プロジェクトマネジメントの肝 タイムマネジメントとは?

プロジェクトマネジメントの肝 タイムマネジメントとは?
BizLearnでは、PDUを取得できるeラーニング「成果を出すタイムマネジメント」を提供しています。
プロジェクトを進める上で、納期通り成果物を納品できるのかというのは、とても重要です。しかし、プロジェクトを進めているうちにいつの間にか時間がたってしまい納期がおくれてしまうことや、スケジュール通りにプロジェクトが進まず納品物のクオリティーが下がってしまうこともあると思います。このような状況を避けるために重要になってくるのが、スケジュールを作成し、プロジェクトを予定通りに進行・管理するタイムマネジメントです。タイムマネジメントは、PMBOK®で規定されている10の知識体系の一つでもありプロジェクトマネジメントには欠かせない考え方です。本稿では、プロジェクトマネジメントの肝でもあるタイムマネジメントとは何か、どのように進めるのかなどをご紹介します。ご参考にしてください。
目次

タイムマネジメントとは「予実管理」

タイムマネジメントとは、「プロジェクトのスケジュールを作成し、いつ納期できるのかを見積もり、スケジュールを管理すること」です。
このように聞くと、タイムマネジメントに必要なのは、抜け漏れがまったくない完璧なスケジュールを作成し、スケジュールどおりにプロジェクトを進めることと思われるかもしれません。もちろん理想の形ではあります。しかし、全てのリスクを洗い出し、全ての場合を検討し、所要時間を確実に予測するというのは現実的に考えるととても困難です。また、完璧なスケジュールにするために管理ができないほど細かい作業定義になってしまい、結局運用できないというケースもあります。
そのためタイムマネジメントで重要なのは、「納期など重要なマイルストーンに影響が出ないようなスケジュールを作成し、プロジェクトの進捗をチェックしながら、スケジュールどおり進むように調整しながらコントロール」することです。
それでは、具体的なタイムマネジメントの実践する上でのポイントをご紹介します。

タイムマネジメントの実践方法

スケジュールの見える化

タイムマネジメントで重要なポイントの一つ目は、スケジュールの見える化です。スケジュールの見える化を行うことにより、スケジュール全体像が見えると同時に、不測の事態にもすぐ対応できるようになります。見える化を進めるには、3つのステップがあります。

作業の細分化・洗い出し

まずは作業の細分化です。プロジェクト全体の成果物から所要時間がどの程度かかるのかが把握できるまで作業を細分化します。例えば、ウェブサイト制作というのがプロジェクトの成果物だとしたら、商品詳細ページの文言作成などまで落とし込みます。これにより、スケジュールの作成・管理しやすくするのが目的です。

作業間順序の整理

洗い出した作業を実際に行う順序で整理します。それにより抜け漏れがないかや、ある作業が終了しないと次の作業が開始できないという制限の確認などができます。

作業時間の算出

作業間の順序が整理できたら、作業に必要な資源を割り当てます。それぞれの作業にどのようなスキルの人が必要で、どのような人を割り当てるのかを規定します。必要な資源が規定できたら、各作業の作業時間を算出し、スケジュールに落とし込みます。
スケジュールはガントチャートやマイルストーンチャートに視覚化することでわかりやすくなります。作成したスケジュールは、クライアントやチームメンバー、外部協力会社に共有するようにしましょう。共有することにより、なにか起きた際にも柔軟に対応できるようになります。

スケジュールコントロール

タイムマネジメントはスケジュールを作成したら終わりではありません。スケジュール通りに進行しているのか、もし遅れがあれば対策を行うスケジュールコントロールが重要です。 もちろん、スケジュールコントロールとは、ただスケジュールどおりに進んでいるのかを確認するだけではいけません。よくある失敗として、スケジュールと比較して遅れていると確認をしたら、チームメンバーに対して精神論で頑張れとだけまくしたてるパターンです。しかし、これでは状況は変わらず、場合によってはチームメンバーのモチベーションが下がりさらに送れる可能性があります。
このようなことを避けるためにも、プロジェクトマネージャーが行わなければならないのは、投入資源、アウトプット状況などを定量的に把握することです。その際有効な技法がEVMです。
EVMは、Earned Value Managementの略であり、プロジェクトのパフォーマンスと進捗を評価するためのプロジェクト管理技法です。計画値、進捗時点の成果 、コストでプロジェクトの進捗が問題ないのかを図る健康診断のようなものです。プロジェクトが計画通り進んでいるのかなどを定量的に判断することが出来ます。このように、定量的にプロジェクトを判断することにより、無駄のないコスト効率と進捗率把握することができます。

タイムマネジメントのポイント

最後にタイムマネジメントのポイントをご紹介します。

優先順位をつける

一点目は優先順位をつけることです。マネジメントを進める上で求められることとして、生産性の向上があります。生産性を向上させるために有効なのが作業への優先順位をつけることです。優先順位を整理する際に活用できるのが、時間管理マトリクス(アイゼンハワーマトリクス)です。緊急度、重要度の2つの指標で整理するフレームワークです。優先度を整理し、スケジュールにも明記することで全体の流れがスムーズになります。

振り返りを行う

スケジュールどおりに、作業を実行していくのももちろん大事ですが、作業の振り返りを行うことで新たな発見にもつながる可能性があります。例えば、同様な作業を行う際に、どのようなスキルの人がいるほうが効率的なのかなどを把握することが出来ます。その際に重要な視点はKPTはといわています。KPTはKeep(うまくいったこと)、Problem(改善点)、Try(次回試すこと)という3つの要素を振り返ることです。このような視点を持つことでプロジェクトがより改善することが期待できます。しかし、振り返りはプロジェクトを進行させるものではないので、決して振り返りが目的になってはいけません。

まとめ

タイムマネジメントに関してご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか?タイムマネジメントはスケジュールを作成し、進捗を確認するだけではありません。プロジェクトは全て計画通りに進むわけではありません。予期せぬトラブルが発生するものです。そのような時に、現状を定量的に把握し、スケジュールどおりに進むように解決策を導き、コントロールすることです。スケジュールどおりに進むためには作業に優先順位をつけたり、判断したりすることが必要です。PMP®取得においても欠かせない知識です。
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